Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie, zgromadzenie wspólników może się odbyć również w innym miejscu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
W spółkach akcyjnych walne zgromadzenie akcjonariuszy odbywa się w siedzibie spółki, zaś walne zgromadzenie akcjonariuszy spółki publicznej może odbyć się także w miejscowości będącej siedzibą spółki prowadzącej rynek regulowany, na którym akcje tej spółki są przedmiotem obrotu. Statut może zawierać odmienne postanowienia dotyczące miejsca zwołania walnego zgromadzenia, jednakże zgromadzenia mogą odbywać się wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
W celu ułatwienia funkcjonowania spółek ustawodawca wprowadził możliwość udziału w walnym zgromadzeniu spółki akcyjnej i w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o., również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
O udziale w zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu akcjonariuszy w powyższy sposób decyduje zwołujący to zgromadzenie. Należy jednak zwrócić uwagę, że w spółce z o.o. będzie to możliwe pod warunkiem, że z umowy spółki nie wynika wprost zakaz odbywania zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Spółki, które chcą umożliwić wspólnikom udział w zgromadzeniach w sposób zdalny powinny uchwalić regulamin określający szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników/walnym zgromadzeniu akcjonariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (uchwala go w spółce z o.o. – rada nadzorcza, a w jej braku wspólnicy, zaś w spółce akcyjnej – rada nadzorcza). Przyjęcie regulaminu w spółce z o.o. może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.
Udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej polega na dwustronnej komunikacji wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu w czasie rzeczywistym, co wiąże się z możliwością wypowiadania się na zgromadzeniu, pomimo przebywania w innym miejscu aniżeli miejsce odbywania się zgromadzenia, jak również wykonywania prawa głosu (w tym w głosowaniu tajnym), składania wniosków, etc. Powyższe uprawnienia wspólnik/akcjonariusz może wykonywać osobiście lub przez ustanowionego pełnomocnika.
Ze zgromadzenia, w którym wspólnicy/akcjonariusze biorą udział w powyższy sposób, protokół może być sporządzony również w formie aktu notarialnego. Ustawodawca wprowadzając powyższe możliwości nie dokonał zmiany przepisów wymuszających umieszczenie niektórych z uchwał w protokole sporządzonym przez notariusza.