Sprawa spadkowa w polskim porządku prawnym może zostać przeprowadzona u notariusza lub przed sądem. Chcąc przeprowadzić sprawę spadkową w kancelarii notarialnej należy przedłożyć co do zasady następujące dokumenty:
– odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy;
– dowód osobisty spadkodawcy lub zaświadczenie o numerze PESEL;
– odpis skrócony aktu małżeństwa spadkodawcy, jeżeli pozostawał w związku małżeńskim,
– odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców, gdy nie zawierali związku małżeńskiego skutkującego zmianą nazwiska;
– odpisy skrócone aktów małżeństwa spadkobierców – kobiet lub mężczyzn, jeżeli zawierali związek małżeński, na skutek czego zmienili noszone nazwisko;
– ewentualne odpisy skrócone aktów zgonu osób należących do kręgu spadkobierców ustawowych (po ustaleniu w kancelarii);
– ewentualny testament;
– ewentualne protokoły zawierające oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku;
– ewentualna umowa o zrzeczenie się dziedziczenia;
– numer księgi wieczystej nieruchomości, która wchodzi w skład spadku.
Powyższe dokumenty po przedłożeniu i rozmowie z osobą zainteresowaną podlegają weryfikacji przez notariusza, który ustala krąg osób zainteresowanych, oraz podaje termin przeprowadzenia sprawy spadkowej.
W dniu sporządzenia protokołu dziedziczenia, w następstwie, którego notariusz wydaje akt poświadczenia dziedziczenia, w kancelarii co do zasady powinni się stawić wszyscy zainteresowani. W przypadku braku możliwości stawienia się wszystkich osób w kancelarii, możliwe jest sporządzenie projektu protokołu dziedziczenia, w oparciu, o który pozostali spadkobiercy pozostający w innych miejscach, mogą złożyć przed jakimkolwiek notariuszem w RP, oświadczenie wyrażające zgodę na spisanie protokołu dziedziczenia zgodnie z jego projektem, po czym notariusz mając wszelkie dokumenty pochodzące od wszystkich osób zainteresowanych, może sporządzić w obecności jednej z nich protokół dziedziczenia i wydać akt poświadczenia dziedziczenia.
Przy okazji przeprowadzania postępowania spadkowego notariusz może również dokonywać innych czynności jak np. otwarcia i ogłoszenia testamentu, czy też wyszukania testamentu w notarialnym rejestrze testamentów.
Spadkobiercy otrzymują wszelkie dokumenty – co do zasady protokół dziedziczenia i akt poświadczenia dziedziczenia, w dniu przeprowadzenia sprawy spadkowej. Na akcie poświadczenia dziedziczenia notariusz zamieszcza wzmiankę o zarejestrowaniu go w Rejestrze Spadkowym PL utworzonym przez Krajową Radę Notarialną, co dla klienta kancelarii ma to znaczenie, że może się powyższym dokumentem posługiwać już w dniu jego wydania.